Как составить характеристику на работника

Здравствуйте! Я — практикующий юрист с более чем 20-летним опытом в сфере трудового права. За свою карьеру я подготовил и проанализировал сотни документов, и один из самых недооцененных, но потенциально «взрывоопасных» — это обычная характеристика на работника. Многие руководители и HR-специалисты подходят к ее написанию формально, не осознавая, что одно неверно подобранное слово может стать причиной судебного иска. В этой статье я подробно расскажу, как составить характеристику на работника так, чтобы она была объективной, юридически грамотной и решала поставленную задачу, а не создавала проблемы.

Это не просто инструкция, а полное руководство, основанное на моей многолетней практике. Мы разберем всё: от правовых основ до нюансов составления негативного отзыва.

Что такое характеристика на работника и зачем она нужна?

Начнем с основ. Характеристика с места работы — это официальный документ, который содержит оценку профессиональных, деловых и личных качеств сотрудника, данную его работодателем. Этот документ отражает трудовой путь человека в конкретной организации.

Определение и юридический статус документа

Важно понимать: в Трудовом кодексе РФ нет такого понятия, как «характеристика», и не прописана строгая форма этого документа. Однако его юридическая значимость огромна. Он может быть истребован судом, правоохранительными органами, органами опеки, банками при выдаче кредита или новым работодателем. По сути, это письменное свидетельство работодателя о своем сотруднике (в том числе бывшем).

Основные цели и виды характеристик

Цель определяет содержание. Условно все характеристики можно разделить на два типа:

1. Внутренние. Используются внутри компании. Например, при переводе на другую должность, для аттестации, наложения взыскания или для награждения и поощрения.
2. Внешние. Самый распространенный вид. Они составляются по запросу для предоставления в другие организации.
   ▫︎ Для нового работодателя: помогает составить первое впечатление о кандидате.
   ▫︎ Для суда: часто требуется по уголовным или гражданским делам (например, по делам о лишении родительских прав или спорам о ДТП) для формирования образа подсудимого или участника процесса.
   ▫︎ Для правоохранительных органов (полиции, прокуратуры): запрашивается в рамках расследования дел.
   ▫︎ Для органов опеки и попечительства: необходима при усыновлении или оформлении опекунства.
   ▫︎ Для банков и кредитных организаций: может потребоваться при рассмотрении заявки на крупный кредит или ипотеку.
   ▫︎ Для прохождения врачебно-трудовой экспертной комиссии (ВТЭК) или медико-социальной экспертизы (МСЭ): в этом случае составляется производственная характеристика с подробным описанием условий труда.

«Характеристика — это не литературное эссе о человеке, а юридически значимый документ. Каждое слово в нем должно быть подкреплено фактом.»

Юридическая основа: чем регулируется составление характеристики?

Как я уже отметил, прямого регулирования нет. Но это не значит, что работодатель действует в правовом вакууме. При составлении характеристики мы должны опираться на несколько ключевых норм:

• Статья 62 ТК РФ. Она обязывает работодателя в течение трех рабочих дней выдать работнику копии документов, связанных с работой (приказы, справки о зарплате и т.д.). Хотя характеристика прямо не названа, судебная практика часто относит ее к таким документам, особенно если ее выдача предусмотрена локальными нормативными актами компании.
• Глава 14 ТК РФ «Защита персональных данных работника». Это краеугольный камень. В характеристике содержатся персональные данные. Передача их третьим лицам (например, новому работодателю по телефону) без письменного согласия работника — незаконна. Характеристика выдается на руки самому работнику или по официальному запросу уполномоченных органов (суда, полиции).
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Усиливает требования ТК РФ и устанавливает общие правила обработки персональных данных.
• Статья 152 ГК РФ «Защита чести, достоинства и деловой репутации». Если вы напишете в характеристике неподтвержденную информацию, порочащую сотрудника, он может обратиться в суд с иском о защите чести и достоинства.

Как составить характеристику на работника: пошаговый алгоритм

Чтобы избежать ошибок и составить документ быстро и грамотно, я рекомендую действовать по следующему плану.

Шаг 1: Сбор исходной информации

Прежде чем начать писать, соберите все необходимые данные из личного дела сотрудника:

• ФИО, дата рождения, образование.
• Должность, структурное подразделение.
• Дата приема на работу и все перемещения внутри компании.
• Функциональные обязанности согласно должностной инструкции.
• Данные о поощрениях, наградах, благодарностях.
• Сведения о дисциплинарных взысканиях (если они не сняты).
• Информация о повышении квалификации, пройденных курсах и тренингах.

Шаг 2: Определение структуры документа

Классическая структура, которая подойдет для 99% случаев, выглядит так:

1. Заголовок: «ХАРАКТЕРИСТИКА».
2. Анкетные данные: ФИО, должность, период работы.
3. Основная часть: Описание трудовой деятельности, профессиональных и личных качеств.
4. Заключение: Вывод и указание цели выдачи документа.
5. Подписи и дата: Дата составления, подпись руководителя, печать организации.

Шаг 3: Написание основной части: оценка деловых и личных качеств

Это самый важный этап. Здесь нужно быть максимально объективным. Оперируйте фактами, а не эмоциями.

• Профессиональные качества: Опишите уровень квалификации, знание нормативной базы, владение профессиональными навыками (например, программами, оборудованием). Используйте формулировки: «обладает глубокими знаниями в области…», «успешно применяет на практике…», «в короткие сроки освоил…».
• Результаты деятельности: Приведите конкретные примеры. Не «хороший менеджер», а «за время работы увеличил объем продаж на 15%», «разработал и внедрил систему отчетности, что сократило время на подготовку документов на 20%».
• Личностные качества: Оцените те качества, которые важны для работы: ответственность, исполнительность, инициативность, коммуникабельность, умение работать в команде, стрессоустойчивость. Избегайте общих фраз. Вместо «коммуникабельный» напишите «эффективно выстраивает отношения с коллегами и клиентами, умеет разрешать конфликтные ситуации».

Шаг 4: Формулирование заключения и цели выдачи

В заключительной части подведите итог. Например: «Зарекомендовал себя как ответственный и компетентный специалист. Рекомендуется для…». Обязательно укажите, для какой цели выдается документ: «Характеристика выдана для предъявления по месту требования» (универсальная фраза) или более конкретно: «…для предоставления в [наименование суда]».

Шаг 5: Оформление и подписание документа

Характеристика оформляется на фирменном бланке организации. Подписывает ее, как правило, руководитель организации (генеральный директор) или уполномоченное им лицо (например, директор по персоналу). Подпись заверяется печатью компании. Обязательно укажите дату выдачи.

Содержание характеристики: обязательные и рекомендуемые разделы

Давайте для наглядности соберем все в единый чек-лист.

• Заголовок и реквизиты компании: Полное наименование, ИНН, ОГРН, юридический адрес, контактные данные.
• Анкетные данные работника:
  ▫︎ ФИО полностью.
  ▫︎ Дата рождения.
  ▫︎ Должность на момент составления.
  ▫︎ Период работы в компании (с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ или «по настоящее время»).
• Трудовая деятельность в организации:
  ▫︎ Краткое описание карьерного пути: с какой должности начал, какие занимал.
  ▫︎ Ключевые должностные обязанности.
• Профессиональные качества и навыки:
  ▫︎ Уровень квалификации и компетентности.
  ▫︎ Основные достижения, участие в проектах, конкретные результаты в цифрах.
  ▫︎ Стремление к повышению квалификации (обучение, курсы).
• Личностные качества:
  ▫︎ Уровень ответственности и дисциплинированности.
  ▫︎ Взаимоотношения в коллективе и с руководством.
  ▫︎ Инициативность, самостоятельность в принятии решений.
  ▫︎ Стиль общения, культура речи.
• Заключительная часть:
  ▫︎ Общий вывод о работнике.
  ▫︎ Цель выдачи характеристики.

Практический пример и разбор типичных ситуаций

Пример из моей практики: когда характеристика сыграла ключевую роль

В моей практике был случай, когда характеристика буквально спасла человека от необоснованного обвинения. Мой клиент, водитель, стал участником ДТП с серьезными последствиями. Следствие склонялось к тому, что виновником был именно он. Мы запросили у его работодателя, крупной транспортной компании, подробную характеристику. HR-директор подошел к делу ответственно: он не просто написал, что сотрудник «хороший», а поднял данные за 10 лет работы. В характеристике было указано: «За 10 лет работы не имел ни одного ДТП по своей вине. Имеет 7 благодарностей за безаварийное вождение и экономию ГСМ. Регулярно проходит курсы повышения квалификации по контраварийному вождению. По данным системы ГЛОНАСС, никогда не превышал скоростной режим». Эти факты, а не эмоции, произвели на следователя и судью сильное впечатление и заставили их более тщательно изучить обстоятельства дела, что в итоге привело к снятию обвинений.

Негативная характеристика: как составить и какие риски?

Это самая сложная тема. Если сотрудник действительно работал плохо, имел взыскания и создавал проблемы, у руководителя может возникнуть соблазн выплеснуть все это на бумагу. Этого делать нельзя.

Как правильно составить негативную характеристику:

1. Только факты. Не «ленивый и безответственный», а «систематически не выполнял план продаж (согласно отчетам за май, июнь, июль 2023 года)». Не «конфликтный», а «имел два дисциплинарных взыскания (приказы №15 от… и №23 от…) за нарушение трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка».
2. Никаких оскорблений. Избегайте слов «глупый», «неадекватный», «нечестный». Это прямая дорога в суд по иску о защите чести и достоинства.
3. Будьте готовы доказать каждое слово. Если вы пишете о взыскании, у вас должен быть приказ. Если о невыполнении плана — отчеты.

Помните, ваша цель — дать объективную оценку, а не отомстить. Необъективная негативная характеристика может быть оспорена в суде, и компании придется не только ее отозвать, но и выплатить моральную компенсацию. По моей оценке, около 15% трудовых споров, инициированных работниками после увольнения, содержат претензии к содержанию выданных им документов, включая характеристики.

Частые ошибки при составлении характеристики

За годы практики я убедился, что большинство проблем возникает из-за одних и тех же ошибок. Вот топ-4:

1. Ошибка 1: Субъективность и оценочные суждения. Использование фраз «я думаю», «мне кажется» или просто голословных утверждений («плохой работник») без фактического подкрепления.
2. Ошибка 2: Разглашение избыточных персональных данных. Указание в характеристике информации о семейном положении, национальности, вероисповедании или состоянии здоровья без согласия работника — грубейшее нарушение закона.
3. Ошибка 3: Формализм и «вода». Характеристика, скопированная из интернета со стандартными фразами «ответственный, исполнительный, коммуникабельный», не несет никакой ценности и сразу выдает формальный подход.
4. Ошибка 4: Неправильное оформление. Отсутствие даты, подписи, печати или оформление на обычном листе бумаги, а не на фирменном бланке, снижает «вес» документа.

Миф vs. Реальность: развенчиваем заблуждения о характеристиках

• Миф: Работодатель обязан выдать характеристику по первому требованию работника в любой ситуации.
• Реальность: В ТК РФ прямой обязанности выдавать именно «характеристику» нет. Однако, как я уже говорил, есть ст. 62 ТК РФ об обязанности выдавать документы, связанные с работой. Отказ в выдаче характеристики, особенно если она нужна для суда или госорганов, может быть расценен как нарушение прав работника. Я всегда советую работодателям не отказывать в такой просьбе, а выдать корректный и объективный документ. Это цивилизованный подход.

Вопрос-Ответ: отвечаю на популярные вопросы

Вопрос 1: Кто должен подписывать характеристику — непосредственный руководитель или генеральный директор?

• Ответ: Юридическую силу документу придает подпись лица, уполномоченного действовать от имени организации. Это генеральный директор. Однако допустима и практика, когда документ подписывают двое: непосредственный руководитель (как лицо, знающее сотрудника лучше всех) и генеральный директор (как лицо, заверяющее документ от имени компании).

Вопрос 2: Можно ли отказаться давать характеристику бывшему сотруднику, который уволился год назад?

• Ответ: Формально, после прекращения трудовых отношений обязанности по ст. 62 ТК РФ прекращаются. Но если запрос поступил от суда или правоохранительных органов, отказ будет неправомерным. Если же просит сам бывший сотрудник, отказ возможен, но это портит репутацию компании. Лучше выдать нейтральный, основанный на фактах документ.

Вопрос 3: Что делать, если я не согласен с содержанием характеристики, которую мне выдали?

• Ответ: Для начала попробуйте урегулировать вопрос с работодателем, указав на конкретные недостоверные, по вашему мнению, сведения. Если это не помогло, а характеристика содержит порочащие сведения, вы имеете право обратиться в суд с иском о защите чести, достоинства и деловой репутации, требуя опровержения и компенсации морального вреда.

Ключевые выводы для руководителя

Подводя итог, хочу еще раз подчеркнуть: как составить характеристику на работника — это не технический, а юридический и управленческий вопрос.

Правильно составленный документ — это показатель зрелости и профессионализма компании. Он может помочь хорошему сотруднику в будущем и защитить интересы самой организации. Неправильно составленный — источник рисков, от репутационных потерь до судебных разбирательств.

За годы практики я убедился, что лучший подход — это максимальная объективность и опора на факты. Относитесь к характеристике как к официальному свидетельству, где каждое слово имеет вес. Тогда этот документ будет работать на вас, а не против вас.