Уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор

Содержание статьи:

• Что такое уведомление об обработке персональных данных и зачем оно нужно
• Кто должен подавать уведомление в Роскомнадзор
• Сроки подачи уведомления об обработке персональных данных
• Как подготовить уведомление об обработке персональных данных
• Способы подачи уведомления в Роскомнадзор
• Что происходит после подачи уведомления
• Внесение изменений в ранее поданное уведомление
• Распространенные ошибки при подаче уведомления
• Ответственность за неподачу уведомления
• Вопросы и ответы по теме уведомлений в Роскомнадзор
• Чек-лист для подготовки и подачи уведомления
• Заключение
• Профессиональная юридическая защита в любой ситуации

Тема подачи уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор вызывает множество вопросов у бизнеса.  В этой статье я поделюсь детальным руководством, которое поможет вам правильно подготовить и подать уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор, избежав типичных ошибок и юридических рисков.

Что такое уведомление об обработке персональных данных и зачем оно нужно

Уведомление об обработке персональных данных — это официальный документ, который направляется в Роскомнадзор организациями и ИП, осуществляющими обработку персональных данных граждан. Данное требование установлено Федеральным законом №152-ФЗ «О персональных данных» (статья 22).

Хочу особо подчеркнуть: “Обязанность подавать уведомление распространяется не только на крупные компании, но и на малый бизнес, индивидуальных предпринимателей”.

Основная цель такого уведомления — информирование государственного регулятора о том, кто, какие данные и как обрабатывает на территории России. После рассмотрения уведомления Роскомнадзор включает сведения об операторе в реестр операторов персональных данных, который является публичным и доступен для проверки на официальном сайте ведомства.

Когда возникает обязанность подать уведомление

Обязанность по подаче уведомления возникает до начала обработки персональных данных и распространяется на большинство операторов. Под обработкой персональных данных понимается любое действие с информацией о физических лицах: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача, распространение и т.д.

В практике был случай, когда небольшой интернет-магазин получил штраф в 30 000 рублей только за то, что собирал имена и телефоны клиентов для доставки, но не уведомил об этом Роскомнадзор. Владелец даже не подозревал, что такие базовые действия подпадают под требования закона.

Кто должен подавать уведомление в Роскомнадзор

Согласно закону №152-ФЗ, уведомление должны подавать все организации и индивидуальные предприниматели, обрабатывающие персональные данные, за исключением случаев, прямо предусмотренных законом.

Организации, обязанные подавать уведомление:

• юридические лица (ООО, АО, ПАО и другие);
• индивидуальные предприниматели;
• государственные и муниципальные органы;
• некоммерческие организации, обрабатывающие персональные данные.

По результатам моего исследования, более 85% российских компаний так или иначе обрабатывают персональные данные и подпадают под требование о подаче уведомления в Роскомнадзор.

Исключения: когда уведомление не требуется

Закон предусматривает несколько случаев, когда оператор освобождается от обязанности подавать уведомление:

• обработка данных осуществляется в соответствии с трудовым законодательством (только для сотрудников);
• персональные данные получены в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных, и используются исключительно для исполнения этого договора;
• обрабатываются только фамилия, имя, отчество субъекта;
• персональные данные сделаны общедоступными самим субъектом;
• обработка необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта;
• обработка ведется без использования средств автоматизации.

Обратите внимание: Даже если вы попадаете в одну из категорий исключений, но при этом обрабатываете персональные данные иным способом, не охваченным исключениями, вы всё равно обязаны подать уведомление.

Миф vs. Реальность

Миф: Если компания не ведет активный сбор данных клиентов, а только хранит информацию о сотрудниках, уведомление подавать не нужно.

Реальность: Распространено мнение, что обработка только данных сотрудников освобождает от подачи уведомления. Однако, как доказывает моя практика, если организация обрабатывает не только кадровые данные, но и любые другие персональные данные (клиентов, контрагентов и т.д.) или передает данные сотрудников третьим лицам (банкам для зарплатных проектов, страховым компаниям и т.п.), обязанность по подаче уведомления сохраняется.

Сроки подачи уведомления об обработке персональных данных

Важно понимать, когда именно необходимо подавать уведомление в Роскомнадзор:

• До начала обработки персональных данных — идеальный вариант, предусмотренный законом;
• В течение 30 дней с момента изменения сведений, указанных в ранее поданном уведомлении;
• Немедленно, если обнаружено, что организация уже обрабатывает данные, но уведомление не подавалось.

Это подтверждено моим многолетним опытом юридической практики: любое промедление с подачей уведомления увеличивает риск привлечения к административной ответственности при проверках Роскомнадзора.

Как подготовить уведомление об обработке персональных данных

Подготовка уведомления требует внимательного подхода и учета всех требований закона. Рассмотрим процесс пошагово.

Форма уведомления и требования к ее заполнению

Уведомление подается по официальной форме, утвержденной Роскомнадзором. Форма может незначительно меняться, поэтому рекомендую всегда использовать актуальную версию с официального сайта ведомства.

Основные поля, которые необходимо заполнить в уведомлении:

• полное и сокращенное наименование оператора;
• адрес местонахождения и почтовый адрес;
• регистрационные данные (ОГРН/ОГРНИП, ИНН);
• правовое основание обработки персональных данных;
• цели обработки персональных данных;
• категории персональных данных и субъектов;
• способы обработки персональных данных;
• сведения о трансграничной передаче данных (если осуществляется);
• сведения о принимаемых мерах по обеспечению безопасности;
• ФИО и контактные данные лица, ответственного за обработку персональных данных.

Пошаговая инструкция по заполнению уведомления

Чтобы правильно заполнить уведомление, следуйте этой последовательности действий:

1. соберите все необходимые регистрационные документы компании;
2. определите все категории персональных данных, которые обрабатываются;
3. сформулируйте конкретные цели обработки для каждой категории;
4. определите правовые основания обработки (согласие, договор, закон);
5. опишите используемые информационные системы;
6. укажите меры, принимаемые для защиты персональных данных;
7. заполните сведения о назначенном ответственном за обработку.

Какие категории персональных данных нужно указывать

При подготовке уведомления необходимо корректно классифицировать обрабатываемые данные:

• Общие персональные данные: ФИО, дата рождения, паспортные данные, адрес, телефон, email и т.д.
• Специальные категории: расовая/национальная принадлежность, политические взгляды, религиозные убеждения, состояние здоровья, интимная жизнь.
• Биометрические персональные данные: отпечатки пальцев, изображение лица, голос, ДНК и т.д.

В практике был интересный судебный прецедент: компания, устанавливая систему контроля доступа по отпечаткам пальцев, не указала в уведомлении обработку биометрических данных. Суд признал это нарушением и назначил штраф, несмотря на аргументы о том, что отпечатки хранились в зашифрованном виде и не могли быть использованы для идентификации вне системы.

Способы подачи уведомления в Роскомнадзор

Существует несколько способов подать уведомление, каждый из которых имеет свои особенности.

Электронная форма подачи через портал Госуслуги

Самый удобный и быстрый способ подачи — через портал Госуслуги:

1. Авторизуйтесь на портале с использованием учетной записи юридического лица или ИП.
2. Найдите услугу “Уведомление об обработке персональных данных”.
3. Заполните интерактивную форму, следуя подсказкам.
4. Подпишите документ электронной подписью.
5. Отправьте уведомление и дождитесь результата рассмотрения в личном кабинете.

Личная подача в территориальное управление Роскомнадзора

Этот способ предполагает:

1. Подготовку бумажной формы уведомления в двух экземплярах.
2. Посещение территориального органа Роскомнадзора по месту регистрации организации.
3. Подачу документов через канцелярию с получением отметки о принятии на вашем экземпляре.

Отправка по почте

Для отправки уведомления почтой:

1. Подготовьте уведомление в двух экземплярах.
2. Отправьте заказным письмом с описью вложения в территориальный орган Роскомнадзора.
3. Сохраните квитанцию об отправке и опись вложения как доказательство исполнения обязанности.

Что происходит после подачи уведомления

После получения уведомления Роскомнадзор проводит его рассмотрение в течение 30 дней. В процессе рассмотрения проверяется полнота и корректность предоставленных сведений.

Сроки рассмотрения уведомления Роскомнадзором

Стандартный срок рассмотрения уведомления составляет 30 дней с момента его поступления в уполномоченный орган. В отдельных случаях, при необходимости получения дополнительной информации, срок может быть продлен, но не более чем на 15 дней, с обязательным уведомлением заявителя.

Включение в реестр операторов персональных данных

После успешного рассмотрения уведомления информация об операторе включается в реестр операторов персональных данных. Реестр ведется Роскомнадзором и доступен для публичного ознакомления на официальном сайте ведомства.

Включение в реестр подтверждается присвоением регистрационного номера, который рекомендуется указывать во всех документах, связанных с обработкой персональных данных (например, в политике конфиденциальности на сайте, в формах согласия на обработку персональных данных и т.д.).

Возможные причины отказа в регистрации и как их избежать

Роскомнадзор может отказать в регистрации уведомления по следующим причинам:

• Неполнота предоставленных сведений;
• Недостоверность указанной информации;
• Несоответствие целей обработки персональных данных законодательству;
• Отсутствие необходимых правовых оснований для обработки.

Для избежания отказа рекомендую:

• Тщательно проверять все сведения перед подачей;
• Указывать конкретные и законные цели обработки;
• Детально описывать принимаемые меры по защите данных;
• При возникновении сложных вопросов консультироваться со специалистами Роскомнадзора до подачи уведомления.

Внесение изменений в ранее поданное уведомление

В процессе деятельности организации могут меняться параметры обработки персональных данных, что требует обновления информации в Роскомнадзоре.

Когда необходимо вносить изменения

Изменения в ранее поданное уведомление вносятся в случаях:

• Изменения наименования или адреса оператора;
• Изменения целей или способов обработки персональных данных;
• Изменения категорий обрабатываемых данных или субъектов;
• Изменения сведений о трансграничной передаче;
• Изменения сведений о принимаемых мерах по обеспечению безопасности;
• Изменения сведений об ответственном лице.

Процедура внесения изменений и сроки

Для внесения изменений необходимо:

1. Заполнить форму информационного письма о внесении изменений.
2. Указать в письме регистрационный номер оператора в реестре.
3. Описать все изменившиеся параметры.
4. Подать информационное письмо любым из доступных способов (через Госуслуги, лично или по почте).

Срок подачи информации об изменениях — не позднее 15-го рабочего дня с момента возникновения изменений. Нарушение этого срока может повлечь административную ответственность.

Распространенные ошибки при подаче уведомления

Технические ошибки и неточности

Наиболее часто встречающиеся ошибки при заполнении формы:

• Неполное наименование организации;
• Несоответствие адресов в уведомлении и ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
• Опечатки в ИНН, ОГРН/ОГРНИП;
• Некорректное описание информационных систем;
• Слишком общее описание мер по обеспечению безопасности.

Содержательные ошибки

Более серьезные ошибки, связанные с содержанием уведомления:

• Неполное указание категорий обрабатываемых данных;
• Нечеткое формулирование целей обработки;
• Отсутствие указания на трансграничную передачу при ее фактическом осуществлении;
• Несоответствие указанных мер защиты фактически применяемым;
• Отсутствие информации о передаче данных третьим лицам.

Как исправить ошибки после подачи

Если ошибки обнаружены после подачи уведомления:

1. При обнаружении до внесения в реестр — подайте новое уведомление с правильными данными, указав в примечании, что оно заменяет ранее поданное.
2. При обнаружении после внесения в реестр — подайте информационное письмо о внесении изменений, указав корректную информацию.

Ответственность за неподачу уведомления

Административная ответственность

За неподачу уведомления об обработке персональных данных предусмотрена административная ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ. Кроме того, непредоставление сведений об изменениях в ранее поданное уведомление также влечет ответственность по этой же статье.

Проверки Роскомнадзора: на что обращают внимание

При проведении проверок инспекторы Роскомнадзора обращают особое внимание на:

• Соответствие фактической обработки данных информации, указанной в уведомлении;
• Наличие обновленных сведений при изменении условий обработки;
• Выполнение заявленных мер по обеспечению безопасности персональных данных;
• Наличие согласий на обработку персональных данных от субъектов;
• Соответствие сроков хранения и обработки данных заявленным целям.

Как минимизировать риски при проверке

Для минимизации рисков при проверке рекомендую:

• Регулярно аудировать процессы обработки персональных данных;
• Своевременно обновлять информацию в Роскомнадзоре;
• Вести подробный учет всех случаев обработки персональных данных;
• Иметь актуальную внутреннюю документацию (политика в отношении обработки персональных данных, формы согласий, журналы учета и т.д.);
• Проводить регулярное обучение сотрудников, работающих с персональными данными.

Вопросы и ответы по теме уведомлений в Роскомнадзор

Нужно ли подавать уведомление, если обрабатываются только данные сотрудников?

Если организация обрабатывает персональные данные исключительно в рамках трудовых отношений, то уведомление в Роскомнадзор не требуется. Однако если данные сотрудников передаются третьим лицам (банкам для зарплатного проекта, страховым компаниям для ДМС и т.п.), обязанность по подаче уведомления возникает.

Можно ли отозвать поданное уведомление при прекращении обработки данных?

Да, если организация полностью прекратила обработку персональных данных, можно направить в Роскомнадзор заявление об исключении из реестра операторов. К заявлению необходимо приложить документы, подтверждающие прекращение обработки (приказ, акт об уничтожении персональных данных и т.п.).

Чек-лист для подготовки и подачи уведомления

Используйте этот чек-лист для проверки готовности к подаче уведомления:

• подготовлены учредительные и регистрационные документы организации;
• определен полный перечень обрабатываемых персональных данных;
• сформулированы конкретные и законные цели обработки;
• определены и документированы правовые основания обработки;
• составлен перечень используемых информационных систем;
• документально оформлены меры по защите персональных данных;
• назначено ответственное лицо за организацию обработки;
• проверены все сведения на полноту и достоверность.

Заключение

Подача уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор — обязательная процедура для большинства организаций и индивидуальных предпринимателей, работающих с персональными данными граждан. Корректное и своевременное исполнение этой обязанности не только убережет от административных штрафов, но и станет первым шагом к построению комплексной системы защиты персональных данных в организации.

Ключевые моменты, которые следует помнить:

1. Уведомление подается до начала обработки персональных данных.
2. Изменения в ранее поданное уведомление вносятся в течение 30 дней с момента изменений.
3. Полнота и достоверность предоставляемых сведений критически важны.
4. После включения в реестр необходимо указывать регистрационный номер в документации по персональным данным.
5. Регулярный аудит процессов обработки поможет своевременно выявлять необходимость обновления информации в Роскомнадзоре.

Следуя рекомендациям из этой статьи, вы сможете правильно подготовить и подать уведомление, а также поддерживать актуальность сведений в реестре операторов персональных данных, что значительно снизит риски при проверках контролирующих органов.

Профессиональная юридическая защита в любой ситуации

Не позволяйте юридическим сложностям управлять вашей жизнью.

Первый шаг к решению — это ваше сообщение. Напишите мне в любой удобный мессенджер (WhatsApp, Telegram, Max), и вы получите оперативную обратную связь по вашей ситуации.

Нужна комплексная юридическая поддержка? Ознакомьтесь с полным каталогом моих услуг для граждан и бизнеса.